هنگامي كه يك سيستم جامع اطلاعاتي با كاركردهاي متنوع در يك بنگاه اقتصادي پياده مي‌شود، افراد متعددي در بخش‌هاي گوناگون سازمان در نقش كاربران اين سيستم فعاليت مي‌كنند و از طريق آنان حجم وسيعي از اطلاعات در گسترة آن سازمان ايجاد و توزيع مي‌شود. در اين صورت امنيت اطلاعات، تعيين حيطة دسترسي و چگونگي دسترسي كاربران به اطلاعات و اختيارات آنها و ضمانت آن كه كاربران تنها به اطلاعات مورد نياز خود دسترسي داشته باشند و امكان دسترسي يا مخدوش كردن ساير اطلاعات را نداشته باشند، از اهميت و حساسيت ويژه‌اي برخوردار مي‌باشد. بنابراين ضروري است در يك سيستم جامع اطلاعاتي مكانيزم‌هاي لازم براي ضمانت امنيت اطلاعات و مديريت كاربران تعيين شده باشد.
از سوي ديگر، دريك سازمان وسيع هرچه فرايندهاي كاري بهتر شناسايي، بهبود داده و سپس مدون شده و مجريان آنها مشخص شوند، جريان امور در آن سازمان به شيو‌ه‌اي صحيح‌تر و روان‌تر انجام خواهد شد. هنگامي كه يك سيستم جامع اطلاعاتي در چنين محيطي پياده مي‌شود، زماني بيشترين انطباق را با شيوه‌هاي اجرايي كار در سازمان خواهد داشت كه بتوان اين فرايندهاي انجام كار را در آن تعريف كرد، افراد دخيل در هر فرايند را معرفي نمود و امكاني را در اختيار آنان گذاشت كه با استفاده از سيستم اطلاعاتي، فرايندهاي كاري روزمره خود را انجام دهند.
حاصل انجام فرايندهاي اجرايي توسط كاربران، ايجاد اطلاعاتي است كه علاوه برآن كه در فرايندهاي اجرايي روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرند، مي‌توانند جهت تحليل‌ها و تصميم‌گيري‌هاي كلان‌تر در لايه‌هاي مختلف سازمان نيز بكار روند. به اين منظور سيستم‌هاي ويژه‌اي از قبيل سيستم‌هاي خبره و سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري وجود دارند كه نيازمند داشتن اطلاعات پردازش شدة حاصل از اجراي عمليات روزمره هستند.
در سيستم جامع اطلاعاتي يكتا، سيستم مديريت كاربران وظيفة تضمين امنيت اطلاعات و مديريت كاربران را برعهده دارد.
با استفاده از سيستم گردش كار يكتا (Workflow) تعريف فرايندهاي اجرايي وتعيين كاربران آنها انجام مي‌شود.
همچن?ن سيستم گزارش‌ساز يكتا امكان استخراج اطلاعات گزيده را از پايگاه‌داده‌ها و ارائه آن به شكل دلخواه كاربر فراهم مي‌آورد تا بتوان تحليل‌ها و تصميم‌گيري‌هاي لازم را در سطوح مختلف سازمان با سهولت و دقت بيشتر انجام داد.